PROFIL BAAK UNMAS DENPASAR

Pengertian Biro menurut Statuta Unmas Denpasar Pasal 35 adalah sebagai berikut :

1.     Biro adalah unsur pelaksana administrasi Unmas Denpasar,yang dipimpin oleh kepala Biro yang berada di bawah koordinasi dan tanggung jawab Wakil Rektor menurut bidangnya masing-masing atau bertanggung jawab langsung kepada Rektor sesuai dengan fungsi dan wewenangnya.

2.   Biro dipimpin oleh  seorang kepala diangkat dan diberhentikan oleh Rektor, dan bertanggung jawab kepada Rektor.

3.   Biro memiliki tugas menyelenggarakan pelayanan teknis dan administrasi kepada seluruh kelembagaan dan civitas akademika dilingkungan Unmas Denpasar.

4.    Biro yang ada di lingkungan Unmas Denpasar terdiri atas: BAAK, BAUK, BAPSI, dan Biro lain yang dibentuk sesuai dengan kebutuhan. 

BAAK adalah : 

1. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (selanjutnya disingkat BAAK) adalah unit penyelenggara pelayanan teknis administrasi akademik dan kemahasiswaan di lingkungan Unmas Denpasar. 
2. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, BAAK berada di bawah koordinasi Wakil Rektor Bidang Akademik dan Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni.

VISI

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan menjadi pusat pelayanan akademik yang prima terhadap seluruh civitas akademika (cepat, tepat, dan mudah) sesuai dengan perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) dan berwawasan Pariwisata Budaya.

MISI 

1. Memberikan layanan akademik secara optimal melalui tenaga yang professional terhadap civitas akademika baik secara manual maupun digital. 
2. Menyempurnakan data base dan peningkatan informasi data yang akurat sesuai dengan kebutuhan. 
3. Memberikan layanan yang optimal kepada mahasiswa dalam rangka pengembangan minat, penalaran dan informasi serta pelayanan mahasiswa.

TUJUAN

·     Meningkatkan pengelolaan administrasi seiring dengan peningkatan jumlah mahasiswa dan volume kerja dibantu layanan administrasi akademik.

·  Meningkatkan layanan administrasi akademik kepada seluruh civitas akademik dilingkungan Unmas Denpasar dan masyarakat pada umumnya.

TUGAS POKOK

1.      Menyusun rencana kegiatan pendidikan dan pengajaran sebagai pedoman pelaksanaan tugas

2.      Menyusun rencana dan program kerja Unmas Denpasar sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai bahan masukan atasan

3.      Membagi tugas kepada Bagian dilingkungan Biro sesuai dengan bidangnya

4.      Memberikan arahan kepada Bagian dilingkungan Biro untuk kelancaran pelaksanaan tugas

5.      Mengkoordinasikan Bagian dilingkungan Biro dalam pelaksanaan tugas agar terjalin kerjasama yang baik

6.  Mengawasi pelaksanaan tugas Bagian agar pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan

7. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Bagian dilingkungan Biro untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya

8.      Menilai prestasi kerja Bagian sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karier

9.  Menetapkan kebijakan teknis dibidang Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja

10. Mengkaji peraturan perundang-undangan yang berlaku dibidang administrasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas

11. Menyusun saran alternatif pemecahan masalah dibidang administrasi akademik dan kelancaran pelaksanaan tugas

12. Menyusun dan menetapkan pedoman pembinaan dan pengembangan administrasi akademik berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai bahan penyusunan rancangan kebijaksanaan pimpinan

13.  Memantau data-data laporan maupun informasi-informasi lain untuk mengetahui perkembangannya

14.  Menyusun program dan anggaran terpadu sesuai dengan ketentuan yang berlaku

15.  Memberikan layanan teknis dibidang administrasi akademik untuk kelancaran pelaksanaan tugas

FUNGSI

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk menyelenggarakan tugasnya Biro ini mempunyai fungsi :

·         Pelaksanaan administrasi akademik

·         Pelaksanaan administrasi kemahasiswaan

STRUKTUR

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dipimpin seorang kepala dan dua Bagian yaitu Bagian Akademik dan Evaluasi serta Bagian Kemahasiswaan, personal lebih jelas sebagai berikut :

Kepala BAAK : I Ketut Siwi,SE.

Bagian Kemahasiswaan :

Ni Putu Elinawati,SH.

Bagian Akademik dan Evaluasi :

Ni Wayan Ayu Arini,S.Si

Tugas Pokok Bagian Akademik dan Evaluasi

-     Melaksanakan penerbitan / pemrosesan Ijazah, Akademik Transkrip.

-     Mewujudkan program layanan administrasi akademik.

-     Menyusun rencana kalender akademik periode 1 tahun ajaran.

-     Pengelolaan data SIAKAD (PDPT) bekerjasama dengan BAPSI.

-     Pengelolaan kearsipan master data-data akademik ( hardcopy ) yang mencakup :

·         Copy Transkrip nilai akademik

·         Copy Ijazah

·         Bank soal Maba

·         Data wisuda

·         Berkas biodata mahasiswa

-     Pengelolaan dan kontrol entri data SIAKAD yang mencakup :

·         Aktivasi mata kuliah

·         Jadwal perkuliahan

·         Listing dosen pengampu mata kuliah

·         Biodata mahasiswa

·         Nilai-nilai UAS

·         Mata kuliah konversi

-     Pengelolaan dan kontrol print out data SIAKAD yang mencakup transkrip nilai akademik Sementara

-     Pengelolaan penerbitan ijazah dan legalisir ijazah

-     Pengelolaan penerbitan transkrip nilai akademik dan legalisir transkrip nilai

-     Pengelolaan penerbitan surat keterangan lulus sementara

-     Mengorganisir Laporan Akhir Semester EPSBED, setelah divalidasi disetor ke BPM dan Kopertis Wilayah VIII/ mengupload ke dikti melalui webloader.

-     Mengorganisir Perpanjangan Ijin Program Studi dan mengupload data perpanjangan ijin prodi melalui laman http://evaluasi.dikti.go.id  enam bulan sebelum ijin prodi berakhir

-     Mengupload perubahan data dosen melalui laman http://evaluasi.dikti.go.id seperti : jenjang pendidikan, pangkat/golongan serta jabatan fungsional

-     Mengupload data dosen baru melalui laman http://evaluasi.dikti.go.id untuk dimohonkan NIDN

-     Koordinasi dengan BAUK dalam aktivasi perkuliahan mahasiswa.

Tugas Pokok Bagian Kemahasiswaan

-     Membuat Homebase Data Mahasiswa

-     Melaksanakan registrasi mahasiswa baru dan lama

-     Melaksanakan pembuatan statistik dan grafik mahasiswa

-     Mendata jumlah mahasiswa aktif, cuti, DO, mutasi studi, dan lulus setiap semester

-     Melaksanakan pengetikan surat-surat keterangan antara lain :

1.   Keterangan masih studi,

2.   Keterangan beasiswa,

3.   Keterangan perpustakaan,

4.   Keterangan lulus,

5.   Keterangan cuti studi,

6.   Keterangan mutasi studi,

7.   Keterangan dispensasi dan

8.   Pemrosesan kartu tanda mahasiswa (KTM)

9.   Asuransi Mahasiswa.

-     Pelaksanaan administrasi kerjasama

-     Pelaksanaan administrasi ijin keluar negeri bagi dosen, karyawan dan mahasiswa

-     Merencanakan pelaksanaan LKTM, LKIM dan PIMNAS

-     Mendata Mahasiswa penerima beasiswa serta pelaksanaan administrasi layanan pemberian beasiswa

-     Mendata mahasiswa melalui bakat seni, minat, serta mahasiswa berprestasi